Warum viele Führungskräfte
selbst dafür sorgen, dass ihnen
die Zeit fürs Wesentliche fehlt
und sie immer länger arbeiten müssen
Warum mehr Meetings und ständige Erreichbarkeit dein Zeitproblem nicht lösen
Eine Botschaft von Daniel Cibach
Führungskräfte-Mentor
Liebe Führungskraft,
wenn es dir wie den meisten Führungskräften kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) geht, dann kennst du vielleicht diese Probleme hier:
- Du vergeudest richtig viel Zeit in überflüssigen Meetings ("Wieso sitze ich eigentlich hier?")
- Du erhälst viel zu viele nervige Rückfragen ("Wieso fragt die mich das?")
- Du musst jede Menge belanglose Entscheidungen fällen ("Kann der das nicht selber entscheiden?")
- Du kommst kaum zu den Dingen, die relevant sind und erst recht nicht zu denen, die Dir Spaß machen ?
- Du arbeitest so viel, dass Du kaum noch Zeit für Familie, Hobbies und Dich selbst hast?
Das Gemeine daran: Viele dieser Dinge wirken irgendwann völlig normal und genau deshalb bleiben sie oft unangetastet.
Warum Du gefühlt immer noch mehr arbeitest
Bei vielen Führungskräften herrscht der Glaube vor, dass Zeitdruck und endlose Verpflichtungen unabwendbar sind und einfach Teil der Rolle einer Führungskraft.
Sie sind der Überzeugung, dass Meetings und ständige Erreichbarkeit notwendig sind, um den Überblick zu behalten und Probleme zu lösen.
Sie glauben, dass der Zugang zu mehr Informationen durch Besprechungen den Weg zu besseren Entscheidungen ebnet. Und deshalb nehmen sie jeden Termin wahr und beantworten jede Rückfrage.
Mittlerweile sehen sie sogar Überstunden und Wochenendearbeit als notwendig und normal an.
Und wenn sie mal irgendwelche fancy Zeitmanagement-Tools ausprobieren und versuchen, ihre Work-Life-Balance mit irgendwelchen Hacks zu verbessern, bringt es meist nur kurzzeitige Erleichterung.
Mit ein paar Zeitmanagement‒Tricks allein wird sich daran wenig ändern
Das Problem ist nicht, dass dir noch die richtige To-do-App oder der nächste Produktivitäts-Hack fehlt.
Viele Führungskräfte unterschätzen die Bedeutung klarer Zuständigkeiten und effizienter Kommunikation.
Solange zu viele Entscheidungen bei dir landen, Zuständigkeiten unklar sind und Meetings einfach weiterlaufen wie bisher, gewinnst du vielleicht mal eine Stunde, aber keine dauerhafte Entlastung.
Die entsteht erst, wenn du an die Ursachen gehst: Was gehört wirklich auf deinen Tisch? Was kann dein Team selbst entscheiden? Welche Abläufe erzeugen unnötige Rückfragen? Und welche Meetings können einfach weg?
Genau da setzt mein Ansatz an.
Die Lösung: Führung, Aufgaben und Abläufe neu ordnen
Viele Führungskräfte übersehen blinde Flecken in ihren täglichen Abläufen.
Das eigentliche Problem ist, dass viele Führungskräfte sich mit zu vielen Dingen beschäftigen, die gar nicht bei ihnen liegen müssten. Aufgaben werden nicht konsequent delegiert, Zuständigkeiten sind über die Jahre unscharf geworden und Abläufe erzeugen immer wieder unnötige Rückfragen.
Sobald im operativen Alltag etwas vom Standard abweicht, landet es wieder bei der Führungskraft.
Was in dieser Situation tatsächlich hilft, ist der bewährte 5-R-Mechanismus. Durch diesen ordnenden Prozess wird die Arbeitslast der Führungskraft in fünf Schritten deutlich reduziert:
- Reflexion des eigenen Mindsets, der eigenen Verhaltensweisen und der persönlichen Ziele
- Realitätscheck und Analyse der aktuellen und relevanten Führungsprozesse
- Reorganisation durch Anpassung von Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Resultate schaffen durch Sofort-Maßnahmen, schnelle Ergebnisse und Quickwins
- Realisierung der Ziele durch nachhaltige und erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen im Team
Im sechswöchigen 1:1-Online-Coaching setzen wir genau dort an: Wir reduzieren unnötige Meetings, verbessern Entscheidungsprozesse und schaffen wieder mehr Raum für das Wesentliche.
Der Ansatz verbindet klares Leadership-Mindeset, konsequentes Prozess-Management und wirksames Change-Management.
Auf dieser Grundlage unterstütze ich seit vielen Jahren Führungskräfte, die wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben gewinnen wollen.
In einem kostenfreien Check-up-Gespräch schauen wir uns deine aktuelle Situation an und klären, ob der 5-R-Mechanismus zu dir und deiner Führungsaufgabe passt – und wo für dich 5–10 Stunden Zeitgewinn pro Woche stecken könnten.
In der Zwischenzeit wünsche ich Dir alles Gute für Deine Führungsarbeit und hoffe, wir sprechen uns bald!
